Alertas normativas de esta semana Holland & Knight
16 de abril de 2020
Holland & Knight presenta 6 medidas que se tomaron debido al COVID19, si tiene dudas o requiere más información sobre estas medidas, puede ponerse en contacto con los expertos de Holland & Knight en [email protected]
Consejo Superior de la Judicatura de Colombia prorrogó la suspensión de términos judiciales hasta el 26 de abril
El Consejo Superior de la Judicatura (“CSJ”) por medio del Acuerdo PCSJA20 11532 del 11 de abril de 2020 mantuvo las excepciones a la suspensión de términos judiciales ya decretadas en los acuerdos anteriores, es decir, las siguientes:
Acciones de Tutela y Habeas Corpus: El CSJ indicó que la radicación de las tutelas debe hacerse mediante correo electrónico y su trámite se llevará a cabo a través de dichos correos electrónicos y haciendo uso de herramientas tecnológicas.
Trámites de control de legalidad de los decretos presidenciales en ejercicio de la función establecida en el artículo 215 de la Constitución Política.
Trámites relacionados con el control de legalidad realizado por el Consejo de Estado y los Tribunales Administrativos en ejercicio de las competencias asignadas en el artículo 20 de la ley 137 de 1994 y los artículos 111, 136 y 151 de la ley 1437 de 2011.
Audiencias concentradas de legalización de captura, formulación de imputación y solicitudes de medidas de aseguramiento de detención preventiva.
Prórroga, sustitución y revocatoria de medida de aseguramiento cuya solicitud sea con persona privada de libertad.
Trámites relacionados con libertad por vencimiento de términos.
Control de legalidad posterior.
Solicitudes de libertad por pena cumplida, libertad condicional, prisión domiciliaria y formalización de la reclusión.
Audiencias con personas privadas de la libertad a cargo de los jueces penales de conocimiento.
Trámites relacionados con libertad inmediata a cargo de la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia.
Actuaciones, audiencias y sesiones en los trámites en curso, a cargo de La Sala Especial de Instrucción de la Corte Suprema de Justicia.
Procesos de adopción en los que se haya admitido la demanda.
Medidas de protección en casos de violencia intrafamiliar.
Lo anterior significa que para todos los trámites judiciales, los términos judiciales se encuentran suspendidos salvo por las excepciones anteriormente indicadas. El CSJ reiteró a los funcionarios judiciales para los casos arriba excepcionados la orden de trabajar virtualmente haciendo uso de las herramientas tecnológicas y prohibió a los jueces, exigir “formalidades físicas” a las partes, abogados y terceros en los correspondientes procesos judiciales.
Se indicó que las comunicaciones a los Despachos judiciales para los casos excepcionados, pueden ser recibidas por correo electrónico y en formato PDF y ordenó a los jueces no exigir documentos o memoriales con presentación personal. Esto resulta importante de cara a los poderes judiciales, toda vez que esta disposición del CSJ elimina la obligación de hacer presentación personal ante notario de los poderes establecida en el artículo 74 del Código General del Proceso
Se indicó además que las partes e intervinientes de los procesos judiciales para los casos excepcionados deberán informar la dirección de correo electrónico donde podrían ser notificados, por lo que se recomienda estar atentos de sus correos de notificaciones judiciales así como de los correos electrónicos informados con anterioridad en sus correspondientes procesos judiciales. Se recomienda analizar cada caso particular para establecer la obligatoriedad de esta disposición y la estrategia a seguir. Asimismo se recomienda a los abogados actualizar la dirección de correo electrónico en la página web del Registro Nacional de Abogados.
De igual forma se indicó que se implementará un plan de digitalización de expedientes judiciales.
El CSJ reiteró que durante la declaratoria de Emergencia Sanitaria por el COVID-19, se mantiene la restricción de acceso a las sedes judiciales salvo cuando sea necesaria la atención presencial de los funcionares judiciales.
Min Hacienda de Colombia establece procedimiento para devolución y compensación de saldos a favor
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público expidió el pasado 10 de abril, el Decreto 535 de 2020, que adoptó medidas para establecer un procedimiento abreviado de devolución y/o compensación de saldos a favor de los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y del impuesto sobre las ventas (IVA), en el marco del Estado de Emergencia Económica.
De acuerdo con el Decreto, mientras permanezca la Emergencia Sanitaria, a aquellos contribuyentes que no sean calificados de riesgo alto en materia tributaria se les autorizará la devolución y/o compensación de saldos a favor, mediante procedimiento abreviado dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de presentación de la solicitud de devolución y/o compensación oportunamente y en debida forma. Para estos efectos, no será necesario anexar la relación de costos, gastos y deducciones para el trámite de las solicitudes de devolución y/o compensación en el impuesto sobre la renta y complementarios. Sin embargo, se deberá presentar esta relación dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al levantamiento de la Emergencia Sanitaria o su prórroga.
Así mismo, los expedientes que actualmente se encuentren en curso en las divisiones de gestión de fiscalización y/o grupos internos de trabajo por investigación previa a devolución y/o compensación, regresarán al área de devoluciones para iniciar el procedimiento abreviado. Por último, el Decreto señala que las solicitudes de devolución y/o compensación que se encuentren en trámite bajo el procedimiento abreviado en el momento de terminación de la Emergencia Sanitaria finalizarán con este procedimiento.
Modifican los plazos para la presentación de estados financieros de 2019 en Colombia
En el marco de la emergencia sanitaria la Superintendencia de Sociedades emitió la Circular Externa 100-000003, por medio de la cual modificó el calendario para la presentación de estados financieros del año 2019. Ante la medida del Gobierno Nacional de ampliar el aislamiento obligatorio hasta el 26 de abril de 2020, la Superintendencia de Sociedades emitió la Circular Externa No. 100-000007, por medio de la cual amplió nuevamente los plazos.
De esta manera, el nuevo calendario de presentación de estados financieros es el siguiente:
No obstante a lo anterior, esta Superintendencia invita a las empresas a enviar su información financiera, tan pronto como les sea posible, a pesar de las nuevas fechas antes indicadas.
Guía del MinSalud para empresas del sector minero energético en Colombia en el marco del COVID-19
El Ministerio de Salud y Protección Social (“MinSalud”) expidió la Guía GIPG17 de 2020 la (“Guía”), con medidas generales y específicas que deberán acatar tanto las empresas del sector minero-energético, como su personal interno y externo.
Las medidas determinadas por el MinSalud están dirigidas a los trabajadores y empresas del sector minero-energético que desempeñan actividades como transporte de personal; exploración y explotación de hidrocarburos; operación de laboratorios; transformación y/o beneficio de minerales; atención y servicio de salud; y suministro y dispensación de alimentos; entre otras. De acuerdo con esta Guía las actividades mencionadas deben ser parte integral del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (“SG-SST”), con el fin de proteger la salud de los empleados y salvaguardar la integridad de los pobladores de las comunidades aledañas a operaciones mineras y energéticas.
Respecto a las medidas generales dirigidas a empresas de este sector, la Guía señala que las mismas deberán ser socializadas por las empresas a todos sus trabajadores y además deberán encontrarse alineadas con las acciones definidas en el SG-SST.
Las siguientes son algunas de las medidas que deberán ser adoptadas por las empresas del sector minero energético: (i) Desarrollar un código de etiqueta respiratoria, publicando comunicaciones donde explique cómo debe hacerse; (ii) Disponer en áreas comunes y zonas de trabajo de lugares donde se pueda realizar lavado de manos con agua y jabón, publicando imágenes ilustrativas; (iii) Incrementar la frecuencia de limpieza y desinfección de superficies, elementos y equipos de trabajo; (iv) Ejecutar la operación esencial, particularmente labores de mantenimiento, con la menor fuerza de trabajo y ampliando los momentos de cambio de turno para evitar confluencia no necesaria de trabajadores; (v) Toma rutinaria de temperatura al ingreso y salida del turno y al inicio de la jornada laboral, con el debido registro nominal en el formato establecido; (vi) Adoptar horarios flexibles con el propósito de disminuir el riesgo de exposición en horas de mayor afluencia en los servicios de alimentación y transporte, procurando el menor número de personas en los ambientes de trabajo y; (vii) Reorganizar los turnos de trabajo de acuerdo con los ajustes efectuados en las labores de producción, preparación, explotación y demás servicios.
Adicionalmente, la Guía establece medidas a ser adoptadas por los trabajadores del sector minero energético, entre las que se destacan: (i) Distanciamiento social: una distancia mínima de 1 metro o hasta 2 metros entre las personas, evitando contacto directo, en todos los escenarios donde puedan estar varias personas a la vez; (ii) Lavado periódico de manos con agua y jabón (al menos una vez cada dos (2) o tres (3) horas, con la técnica recomendada por el MinSalud; (iii) Uso de tapabocas convencional de forma permanente, desechándolo a diario o cuando se moje o ensucie; lavarse las manos cada vez que lo manipula; (iv) Evitar reuniones presenciales con más de 5 participantes. Reemplazarlas, en la medida de lo posible por encuentros virtuales y; (v) Uso de productos de limpieza y desinfección certificados, evitando hacer mezclas artesanales entre productos de diferentes características químicas (mezclas entre detergentes y desinfectantes).
Finalmente, la Guía establece medidas específicas para el personal administrativo de las empresas del sector minero-energético dentro de las cuales se destacan las siguientes: (i) El personal administrativo o no esencial en lo posible, deberá trabajar desde su casa y; (ii) Aquellas personas con una edad superior a los 60 años que trabajen directamente en cualquiera de las labores y trabajos subterráneos, o en plantas de procesamiento de minerales, deberán ser reasignadas temporalmente a una tarea que puedan cumplir desde el aislamiento en sus casas.
Holland & Knight recomienda a las empresas del sector minero energético que se proceda cuanto antes con la adopción de estas medidas y a través de esfuerzos coordinados entre las áreas de HSE y los responsables del SG-SST. Esta adopción podrá tener lugar a través de una política interna de cada empresa, la cual se debe socializar con los empleados y contratistas a efectos de lograr su adecuada y efectiva implementación.
COVID-19: Medidas del MinTIC para ampliar acceso a telecomunicaciones en Colombia
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) expidió el Decreto 540 de 2020 el 13 de abril de 2020 y adoptó medidas para ampliar el acceso a las telecomunicaciones en el marco del Estado de Emergencia Económica, generada por el COVID-19 en Colombia.
De acuerdo con el Decreto, durante la vigencia la coyuntura actual, las solicitudes de licencia para la construcción, conexión, instalación, modificación u operación de cualquier equipamiento para la prestación de servicios de telecomunicaciones, fijas y móviles, serán resueltas por la entidad, pública o privada, competente dentro de los diez (10) días siguientes a su presentación. Si durante este término la autoridad no emite respuesta, se entenderá concedida la licencia y la autoridad competente deberá reconocer al peticionario estos efectos dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes.
Por otro lado, los servicios de conexión y acceso a voz e Internet móviles cuyo valor no supere Dos Unidades de Valor Tributario – UVT ($71.214) estarán exentos del impuesto sobre las ventas (IVA) durante los cuatro (4) meses siguientes a la expedición del Decreto. Esta exención deberá reflejarse en la facturación al usuario. Es de señalar que el Decreto no regula el tratamiento que los prestadores del servicio deberán darle al IVA pagado a terceros proveedores que estén relacionados con la venta de los servicios exentos.
6.
Minminas confirma medidas para prestación del servicio de energía eléctrica y de sectores de hidrocarburos y minero en Colombia
El Ministerio de Minas y Energía (“MME”) emitió la Circular Externa 4009 el 12 de abril de 2020 por medio de la cual confirmó los lineamientos contenidos en la Circular 4007 de 2020, que desarrollaba el Artículo 3 Numeral 25 del Decreto 457 del 22 de marzo de 2020.
De esta nueva Circular vale la pena destacar:
La reiteración de las actividades consideradas como necesarias para garantizar la operación, mantenimiento, almacenamiento y abastecimiento de la prestación de: (i) los servicios de energía eléctrica; (ii) de la cadena logística de insumos, suministros para la producción, el abastecimiento, importación, exportación y suministro de hidrocarburos, combustibles líquidos, biocombustibles, gas natural y GLP; y (iii) la cadena logística de insumos, suministros para la producción, el abastecimiento, importación, exportación y suministro de minerales;
La modificación del literal F del numeral 2.2 de la Circular 4007 en el sentido de incluir dentro de la excepción los proyectos en ejecución del sector eléctrico, lo que garantiza la continuidad de los proyectos de construcción y montaje de redes eléctricas, equipos, plantas de generación, etc.; y
La reiteración sobre la preferencia de las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional sobre aquellas de las autoridades territoriales, lo que implica que ninguna disposición territorial podrá restringir el desarrollo de las actividades exceptuadas del aislamiento.
Para efectos de garantizar la adecuada e ininterrumpida movilización del personal necesario para el desarrollo de las actividades exceptuadas, Holland & Knight recomienda a todas las empresas elaborar certificaciones a sus empleados en las cuales se establezca la vinculación laboral o contractual con las empresas y la actividad que realizan.
Alertas normativas de esta semana Holland & Knight
Holland & Knight presenta 6 medidas que se tomaron debido al COVID19, si tiene dudas o requiere más información sobre estas medidas, puede ponerse en contacto con los expertos de Holland & Knight en [email protected]
Consejo Superior de la Judicatura de Colombia prorrogó la suspensión de términos judiciales hasta el 26 de abril
El Consejo Superior de la Judicatura (“CSJ”) por medio del Acuerdo PCSJA20 11532 del 11 de abril de 2020 mantuvo las excepciones a la suspensión de términos judiciales ya decretadas en los acuerdos anteriores, es decir, las siguientes:
Lo anterior significa que para todos los trámites judiciales, los términos judiciales se encuentran suspendidos salvo por las excepciones anteriormente indicadas. El CSJ reiteró a los funcionarios judiciales para los casos arriba excepcionados la orden de trabajar virtualmente haciendo uso de las herramientas tecnológicas y prohibió a los jueces, exigir “formalidades físicas” a las partes, abogados y terceros en los correspondientes procesos judiciales.
Se indicó que las comunicaciones a los Despachos judiciales para los casos excepcionados, pueden ser recibidas por correo electrónico y en formato PDF y ordenó a los jueces no exigir documentos o memoriales con presentación personal. Esto resulta importante de cara a los poderes judiciales, toda vez que esta disposición del CSJ elimina la obligación de hacer presentación personal ante notario de los poderes establecida en el artículo 74 del Código General del Proceso
Se indicó además que las partes e intervinientes de los procesos judiciales para los casos excepcionados deberán informar la dirección de correo electrónico donde podrían ser notificados, por lo que se recomienda estar atentos de sus correos de notificaciones judiciales así como de los correos electrónicos informados con anterioridad en sus correspondientes procesos judiciales. Se recomienda analizar cada caso particular para establecer la obligatoriedad de esta disposición y la estrategia a seguir. Asimismo se recomienda a los abogados actualizar la dirección de correo electrónico en la página web del Registro Nacional de Abogados.
De igual forma se indicó que se implementará un plan de digitalización de expedientes judiciales.
El CSJ reiteró que durante la declaratoria de Emergencia Sanitaria por el COVID-19, se mantiene la restricción de acceso a las sedes judiciales salvo cuando sea necesaria la atención presencial de los funcionares judiciales.
Min Hacienda de Colombia establece procedimiento para devolución y compensación de saldos a favor
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público expidió el pasado 10 de abril, el Decreto 535 de 2020, que adoptó medidas para establecer un procedimiento abreviado de devolución y/o compensación de saldos a favor de los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y del impuesto sobre las ventas (IVA), en el marco del Estado de Emergencia Económica.
De acuerdo con el Decreto, mientras permanezca la Emergencia Sanitaria, a aquellos contribuyentes que no sean calificados de riesgo alto en materia tributaria se les autorizará la devolución y/o compensación de saldos a favor, mediante procedimiento abreviado dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de presentación de la solicitud de devolución y/o compensación oportunamente y en debida forma. Para estos efectos, no será necesario anexar la relación de costos, gastos y deducciones para el trámite de las solicitudes de devolución y/o compensación en el impuesto sobre la renta y complementarios. Sin embargo, se deberá presentar esta relación dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al levantamiento de la Emergencia Sanitaria o su prórroga.
Así mismo, los expedientes que actualmente se encuentren en curso en las divisiones de gestión de fiscalización y/o grupos internos de trabajo por investigación previa a devolución y/o compensación, regresarán al área de devoluciones para iniciar el procedimiento abreviado. Por último, el Decreto señala que las solicitudes de devolución y/o compensación que se encuentren en trámite bajo el procedimiento abreviado en el momento de terminación de la Emergencia Sanitaria finalizarán con este procedimiento.
Modifican los plazos para la presentación de estados financieros de 2019 en Colombia
En el marco de la emergencia sanitaria la Superintendencia de Sociedades emitió la Circular Externa 100-000003, por medio de la cual modificó el calendario para la presentación de estados financieros del año 2019. Ante la medida del Gobierno Nacional de ampliar el aislamiento obligatorio hasta el 26 de abril de 2020, la Superintendencia de Sociedades emitió la Circular Externa No. 100-000007, por medio de la cual amplió nuevamente los plazos.
De esta manera, el nuevo calendario de presentación de estados financieros es el siguiente:
No obstante a lo anterior, esta Superintendencia invita a las empresas a enviar su información financiera, tan pronto como les sea posible, a pesar de las nuevas fechas antes indicadas.
Guía del MinSalud para empresas del sector minero energético en Colombia en el marco del COVID-19
El Ministerio de Salud y Protección Social (“MinSalud”) expidió la Guía GIPG17 de 2020 la (“Guía”), con medidas generales y específicas que deberán acatar tanto las empresas del sector minero-energético, como su personal interno y externo.
Las medidas determinadas por el MinSalud están dirigidas a los trabajadores y empresas del sector minero-energético que desempeñan actividades como transporte de personal; exploración y explotación de hidrocarburos; operación de laboratorios; transformación y/o beneficio de minerales; atención y servicio de salud; y suministro y dispensación de alimentos; entre otras. De acuerdo con esta Guía las actividades mencionadas deben ser parte integral del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (“SG-SST”), con el fin de proteger la salud de los empleados y salvaguardar la integridad de los pobladores de las comunidades aledañas a operaciones mineras y energéticas.
Respecto a las medidas generales dirigidas a empresas de este sector, la Guía señala que las mismas deberán ser socializadas por las empresas a todos sus trabajadores y además deberán encontrarse alineadas con las acciones definidas en el SG-SST.
Las siguientes son algunas de las medidas que deberán ser adoptadas por las empresas del sector minero energético: (i) Desarrollar un código de etiqueta respiratoria, publicando comunicaciones donde explique cómo debe hacerse; (ii) Disponer en áreas comunes y zonas de trabajo de lugares donde se pueda realizar lavado de manos con agua y jabón, publicando imágenes ilustrativas; (iii) Incrementar la frecuencia de limpieza y desinfección de superficies, elementos y equipos de trabajo; (iv) Ejecutar la operación esencial, particularmente labores de mantenimiento, con la menor fuerza de trabajo y ampliando los momentos de cambio de turno para evitar confluencia no necesaria de trabajadores; (v) Toma rutinaria de temperatura al ingreso y salida del turno y al inicio de la jornada laboral, con el debido registro nominal en el formato establecido; (vi) Adoptar horarios flexibles con el propósito de disminuir el riesgo de exposición en horas de mayor afluencia en los servicios de alimentación y transporte, procurando el menor número de personas en los ambientes de trabajo y; (vii) Reorganizar los turnos de trabajo de acuerdo con los ajustes efectuados en las labores de producción, preparación, explotación y demás servicios.
Adicionalmente, la Guía establece medidas a ser adoptadas por los trabajadores del sector minero energético, entre las que se destacan: (i) Distanciamiento social: una distancia mínima de 1 metro o hasta 2 metros entre las personas, evitando contacto directo, en todos los escenarios donde puedan estar varias personas a la vez; (ii) Lavado periódico de manos con agua y jabón (al menos una vez cada dos (2) o tres (3) horas, con la técnica recomendada por el MinSalud; (iii) Uso de tapabocas convencional de forma permanente, desechándolo a diario o cuando se moje o ensucie; lavarse las manos cada vez que lo manipula; (iv) Evitar reuniones presenciales con más de 5 participantes. Reemplazarlas, en la medida de lo posible por encuentros virtuales y; (v) Uso de productos de limpieza y desinfección certificados, evitando hacer mezclas artesanales entre productos de diferentes características químicas (mezclas entre detergentes y desinfectantes).
Finalmente, la Guía establece medidas específicas para el personal administrativo de las empresas del sector minero-energético dentro de las cuales se destacan las siguientes: (i) El personal administrativo o no esencial en lo posible, deberá trabajar desde su casa y; (ii) Aquellas personas con una edad superior a los 60 años que trabajen directamente en cualquiera de las labores y trabajos subterráneos, o en plantas de procesamiento de minerales, deberán ser reasignadas temporalmente a una tarea que puedan cumplir desde el aislamiento en sus casas.
Holland & Knight recomienda a las empresas del sector minero energético que se proceda cuanto antes con la adopción de estas medidas y a través de esfuerzos coordinados entre las áreas de HSE y los responsables del SG-SST. Esta adopción podrá tener lugar a través de una política interna de cada empresa, la cual se debe socializar con los empleados y contratistas a efectos de lograr su adecuada y efectiva implementación.
COVID-19: Medidas del MinTIC para ampliar acceso a telecomunicaciones en Colombia
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) expidió el Decreto 540 de 2020 el 13 de abril de 2020 y adoptó medidas para ampliar el acceso a las telecomunicaciones en el marco del Estado de Emergencia Económica, generada por el COVID-19 en Colombia.
De acuerdo con el Decreto, durante la vigencia la coyuntura actual, las solicitudes de licencia para la construcción, conexión, instalación, modificación u operación de cualquier equipamiento para la prestación de servicios de telecomunicaciones, fijas y móviles, serán resueltas por la entidad, pública o privada, competente dentro de los diez (10) días siguientes a su presentación. Si durante este término la autoridad no emite respuesta, se entenderá concedida la licencia y la autoridad competente deberá reconocer al peticionario estos efectos dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes.
Por otro lado, los servicios de conexión y acceso a voz e Internet móviles cuyo valor no supere Dos Unidades de Valor Tributario – UVT ($71.214) estarán exentos del impuesto sobre las ventas (IVA) durante los cuatro (4) meses siguientes a la expedición del Decreto. Esta exención deberá reflejarse en la facturación al usuario. Es de señalar que el Decreto no regula el tratamiento que los prestadores del servicio deberán darle al IVA pagado a terceros proveedores que estén relacionados con la venta de los servicios exentos.
6.
Minminas confirma medidas para prestación del servicio de energía eléctrica y de sectores de hidrocarburos y minero en Colombia
El Ministerio de Minas y Energía (“MME”) emitió la Circular Externa 4009 el 12 de abril de 2020 por medio de la cual confirmó los lineamientos contenidos en la Circular 4007 de 2020, que desarrollaba el Artículo 3 Numeral 25 del Decreto 457 del 22 de marzo de 2020.
De esta nueva Circular vale la pena destacar:
Para efectos de garantizar la adecuada e ininterrumpida movilización del personal necesario para el desarrollo de las actividades exceptuadas, Holland & Knight recomienda a todas las empresas elaborar certificaciones a sus empleados en las cuales se establezca la vinculación laboral o contractual con las empresas y la actividad que realizan.
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