Holland & Knight hace resumen normativo sobre COVID 19



El equipo de Holland & Knight hace un breve análisis sobre algunas de las más recientes medidas del Gobierno para enfrentar desde diferentes ángulos la emergencia por el COVID19, si tiene dudas o requiere más información, puede ponerse en contacto con los expertos de la firma en [email protected] 

1. Nueva modificación de los plazos para la presentación de Estados Financieros de 2019 en Colombia

28 de abril de 2020

María Isabel Romero de la Torre

Juliana Archila Villalobos

 

En el marco de la emergencia sanitaria, la Superintendencia de Sociedades modificó por tercera vez mediante Circular Externa 100-000008 del 24 de abril, el calendario para la presentación de Estados Financieros y otros informes del año 2019, debido a la ampliación del aislamiento obligatorio hasta el 11 de mayo de 2020.

  1. Así, el nuevo calendario de presentación de estados financieros es el siguiente:

 

  1. Por su parte, los nuevos plazos para el envío del Informe 42 Prácticas Empresariales a 31 de diciembre de 2019 son los siguientes:
  1. En relación con el envío de estados financieros consolidados y combinados a 31 de diciembre de 2019, la Circular Externa otorga plazo a las matrices o controlantes para enviarlos a más tardar el martes 30 de junio de 2020.
  2. A las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control que a 31 de diciembre de 2019, determinen que no cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha o se encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria, la Superintendencia de Sociedades les otorgó plazo hasta el 23 de junio de 2020 para presentar su información financiera a 31 de diciembre de 2019.
  3. En esta oportunidad, la Superintendencia de Sociedades también modificó el plazo para la presentación de información financiera de los clubes deportivos con corte a 31 de diciembre de 2019, otorgando como fecha máxima el viernes 29 de mayo de 2020

No obstante a lo anterior, esta Superintendencia invitó a las empresas a enviar su información financiera tan pronto como les sea posible, a pesar de las nuevas fechas antes indicadas, teniendo en cuenta que los medios electrónicos están disponibles 24 horas al día en el portal institucional www.superintendenciadesociedades.gov.co.

2. Consejo Superior de la Judicatura de Colombia prorroga suspensión de términos judiciales y amplia excepciones a los mismos

28 de abril de 2020

Juliana Archila Villalobos

Diana Serrano

 

En el marco de la coyuntura actual generada por el COVID-19, resulta necesario prorrogar la suspensión de términos judiciales con el objetivo de garantizar la salud tanto de servidores como de usuarios de la Rama Judicial. A continuación, Holland & Knight presenta la información más relevante sobre la nueva prórroga en la suspensión de términos judiciales anunciada por el Consejo Superior de la Judicatura de la República de Colombia.

¿Hasta cuándo están suspendidos los términos judiciales?

Los términos judiciales estarán suspendidos desde el 27 de abril hasta el 10 de mayo de 2020 en todo el territorio nacional.

¿Cuáles son las excepciones a la suspensión de términos mencionada?

Se exceptúan los siguientes asuntos de la suspensión de términos:

  • Acciones de tutela y habeas corpus: Su recepción se hará mediante correo electrónico, sin embargo: (i) se exonera su reparto a los juzgados penales municipales con función de control de garantías del Sistema Penal Acusatorio y de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad en el país y (ii) los despachos judiciales no remitirán expedientes de acciones de tutela a la Corte Constitucional hasta que se levante la suspensión de términos.
  • Control constitucional de decretos legislativos: La Corte Constitucional debe continuar con las actuaciones de control de constitucionalidad de los decretos expedidos por el Presidente de la República.
  • En materia de lo contencioso administrativo:
    • Actuaciones adelantadas por el Consejo de Estado en los tribunales administrativos, con ocasión del control inmediato de legalidad.
    • El medio de control de (i) nulidad por inconstitucionalidad y de (ii) nulidad contra actos administrativos expedidos desde la declaratoria de la emergencia sanitaria.
  • En materia penal:
    • Función de control de garantías: Se continuarán atendiendo desde el 27 de abril hasta el 10 de mayo: (i) audiencias concertadas de legalización de captura, formulación de imputación y solicitudes de medidas de aseguramiento de detención, (ii) prórroga, sustitución y revocatoria de medida de aseguramiento cuya solicitud sea con persona privada de la libertad, (iii) peticiones de libertad, (iv) control de legalidad posterior y (v) solicitudes de orden de captura (lo anterior se atenderá de manera virtual).
    • Función de conocimiento en materia penal:
      • (i) Procesos con persona privada de la libertad, donde las audiencias se llevarán a cabo de manera virtual, (ii) procesos de Ley 906 de 2004 que se encuentren para proferir sentencia o en los que ya hubo fallo, (iii) procesos de Ley 600 de 2000 en los que ya haya finalizado periodo probatorio, (iv) procesos en los que esté próxima a prescribir la acción penal.
      • Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia: Continuará atendiendo trámites que impliquen la libertad inmediata de procesados en asuntos de (i) casación, (ii) extradición, (iii) impugnación especial, (iv) revisión, (v) definición de competencia, (vi) segunda instancia y (vii) casos próximos a prescribir (haciendo uso de medios electrónicos). 
      • Sala Especial de Instrucción de la Corte Suprema de Justicia: Continuará (i) atendiendo actuaciones, (ii) diligencias y (iii) sesiones en las investigaciones en curso (haciendo uso de medios electrónicos).
  • En materia civil:
    • Autos que resuelven el recurso de apelación de los proferidos en primera instancia.
    • En primera y única instancia, la emisión de sentencias anticipadas.
    • Proceso de restitución de tierras, salvo las inspecciones judiciales y diligencias de entrega material de bienes.
  • En materia de familia:
    • Procesos de adopción.
    • Los siguientes procesos que estén en trámite:
      • Medidas de protección en casos de violencia intrafamiliar.
      • Restablecimiento de derechos por pérdida de competencia de la autoridad administrativa y homologaciones.
      • Restitución internacional de derechos de niños, niñas y adolescentes.
    • Las relacionadas con depósitos judiciales por concepto de alimentos.
  • En materia laboral:
    • Las actuaciones que se mencionan a continuación siempre y cuando se encuentren bajo los siguientes supuestos: (i) que estén en primera o segunda instancia, (ii) se encuentren en trámite y (iii) respecto de los cuales se haya adelantado audiencia obligatoria de conciliación, decisión de excepciones previas, saneamiento y fijación del litigio:
      • Pensión de sobrevinientes cuando haya interés de adultos mayores y/o de menores de edad.
      • Incrementos, reajustes y retroactivos pensionales y auxilios funerarios, ante jueces de pequeñas causas laborales.
      • Todos los procesos solicitados por persona en condición de discapacidad.
      • Procesos escriturales de fuero sindical pendientes de resolver segunda instancia.
  • En materia disciplinaria: Los procesos regidos por el Código Disciplinario Único que se encuentren para fallo.

¿Qué términos administrativos suspende el Acuerdo?

Las siguientes actuaciones adelantadas por la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial:

  • Procesos administrativos de cobro coactivo
  • Procesos disciplinarios
  • Procesos administrativos de reclamaciones salariales y prestacionales

¿Cómo prestará sus servicios la Rama Judicial durante este tiempo?

El acuerdo establece que, durante la vigencia de estas medidas, los servidores de la Rama Judicial trabajarán de manera preferente en sus casas, mediante el uso de las tecnologías, salvo que, de manera excepcional, para cumplir con sus funciones o prestar sus servicios, deban desplazarse o prestar atención presencial en las sedes judiciales o administrativas.

¿Qué medidas se contemplan para los desplazamientos y la asistencia presencial en las sedes?

El Acuerdo establece que la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial establecerá las medidas necesarias para la protección de los servidores, usuarios y espacios físicos de la Rama Judicial.

Así mismo, señala que se implementará un plan de digitación de expedientes. Sin embargo, mientras se logra dicha digitalización, se evitará el retiro de los expedientes, y en caso de que ello sea necesario se deberán acoger las medidas señaladas en la Circular 015 del 16 de abril de 2020.

Al respecto, es importante señalar que en dichos casos la administración judicial deberá dotar a los servidores de las condiciones y elementos de bioseguridad necesarios.

¿Cómo presentará sus servicios la Rama Judicial en los casos que no se encuentren suspendidos los términos judiciales?

  • Para la recepción, gestión, trámite y decisión de las actuaciones judiciales y administrativas se privilegiará el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Por lo cual, los jueces usarán de manera preferente estas tecnologías y permitirán que las partes, abogados, terceros e intervinientes puedan participar en las actuaciones que correspondan a través de estos medios tecnológicos.

 

  • Los memoriales y demás documentos que se presenten en las actuaciones administrativas y judiciales serán enviadas y recibidas por correo electrónico, preferentemente en formato PDF, evitando presentaciones o autenticaciones personales. En la página web de la Rama Judicial se indicarán los canales para la recepción de estas comunicaciones.

 

  • Las partes, abogados, terceros e intervinientes en proceso judiciales y administrativos deberán suministrar un correo electrónico para notificaciones judiciales. 

 

  • Los actos, providencias y decisiones producto de procesos judiciales y administrativos podrán ser firmados con firma digital; sin embargo, en caso de que el funcionario no cuente con ésta podrá firmar a través de firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios.

 

  • Los órganos colegiados de la Rama Judicial se podrán reunir de manera no presencial a través de cualquier medio en los cuales sus miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva.

 

3. Medidas locales y nacionales para el reinicio de actividades de construcción y manufactura

 29 de abril de 2020

 José Vicente Zapata

Margarita Solorza

Rafael Toledo

 

Con el fin de empezar a reactivar la economía nacional en medio de la emergencia generada por el COVID-19, el Gobierno de Colombia expidió el Decreto 593 del 24 de abril de 2020, por medio del cual amplió las excepciones previstas inicialmente como parte del aislamiento preventivo obligatorio  e incluyó los siguientes sectores:

 

  • La cadena de producción, abastecimiento, almacenamiento, reparación, mantenimiento, transporte, comercialización y distribución de las manufacturas de productos textiles, de cuero y prendas de vestir, de transformación de madera; de fabricación de papel, cartón y sus productos derivados; y fabricación de productos químicos, metales, eléctricos, maquinarias y equipos. Todos los anteriores productos deberán comercializarse mediante plataforma de comercio electrónico o para entrega a domicilio.

 

  • La ejecución de obras de construcción de edificaciones y actividades de garantía legal sobre la misma construcción, así como el suministro de materiales e insumos exclusivamente destinados a la ejecución de las mismas.

 

  • La prestación de servicios relacionados con la expedición de licencias urbanísticas.

 

  • La realización de avalúos de bienes y realización de estudios de títulos que tengan por objeto la constitución de garantías, antes entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

 

  • La fabricación, reparación, mantenimiento y compra y venta de repuestos y accesorios de bicicletas convencionales y eléctricas.

 

Teniendo en cuenta las actividades exceptuadas anteriormente, el Gobierno Nacional aclaró que los alcaldes y gobernadores podrán establecer medidas para efectos de la reactivación de las actividades del sector de la construcción y manufactura de manera gradual y segura, dependiendo de las necesidades, población y diferentes aspectos de cada ciudad o municipio.

 

Por ello, y con base en la pluralidad de la reglamentación existente a la fecha y de medidas expedidas por los alcaldes de ciudades como Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla, a continuación Holland & Knight le presenta los principales requisitos aplicables a cada ciudad, dependiendo de la actividad económica.

Bogotá

 

¿A quién le aplica?

  • Si bien, la Alcaldía estableció a través del artículo primero del Decreto 121 del 26 de abril de 2020, que cualquiera de los sectores económicos incluidos en las excepciones a las medidas de aislamientos preventivo obligatorio, deben inscribirse en el link www.bogota.gov.co/reactivación-economica, en el enlace, la Alcaldía dividió el registro de información para tres tipos de actividades: i) obra pública, ii) edificaciones privadas y iii) empresas de manufactura. Es decir, que el resto de actividades exceptuadas en el artículo 3 del Decreto 593 del 24 de abril de 2020, no requerirán en Bogotá la autorización previa de la Administración Distrital para el inicio de actividades. No obstante lo anterior deberán cumplir con el Protocolo de Bioseguridad dispuesto en la Resolución 666 de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social.

¿Qué información se debe registrar?

  • En el link es importante tener en cuenta que de acuerdo con el Decreto 121 de 2020, se debe registrar la información relacionada con el Plan de Movilidad Segura – PMS, establecida en el mismo Decreto y el Protocolo de Bioseguridad para prevenir o mitigar el riesgo de contagio del COVID-19. Como parte de la información a ser registrada es importante tener en cuenta que los formatos dispuestos para cada una de las actividades de la Alcaldía, requieren en términos generales para el sector de la construcción información detallada respecto al personal que se utilizará para el desarrollo de la actividad, la caracterización física de la obra, el cronograma de capacitaciones respecto al protocolo de bioseguridad, el ingreso y salida de proveedores. En el caso de manufactura, los formatos comprenden información respecto a la localización de la sede de la empresa y el personal a cargo.

¿Se requiere aprobación de la Alcaldía de Bogotá para el inicio de actividades?

  • Sí, las empresas solo podrán operar cuando reciban la autorización certificada de la Administración Distrital al correo registrado en la plataforma para el inicio de actividades.

 

¿A partir de cuándo?

  • La activación gradual se ha contemplado por fases. Para el caso de las empresas del sector de construcción a partir del 27 de abril y una vez cuenten con la aprobación de la Alcaldía de Bogotá, podrán iniciar actividades. Para el caso del sector de manufactura podrán operar a partir del 11 de mayo y siempre y cuando cuenten con la autorización certificada de la Administración Distrital. No obstante, para el caso del sector de manufactura, el Distrito podrá autorizarlas a operar antes, siempre y cuando se verifique el cumplimiento de los requisitos relacionados con el PMS y el Protocolo de Bioseguridad.

 

¿Qué pasa con el resto de actividades enlistadas en el artículo 3 del Decreto 593 del 24 de abril de 2020?

  • El Decreto 121 de 2020 aclara que no se requerirá la autorización previa de la Administración Distrital para la continuación de actividades, pero se deberá dar cumplimiento al Protocolo de Bioseguridad establecido por el Ministerio de Salud y Protección Social.

 

Dentro de los aspectos relevantes del Decreto 121 de 2020 de la Administración Distrital se encuentra que el seguimiento al cumplimiento de lo establecido en el PMS y a los Protocolos de Bioseguridad se hará de manera “aleatoria, posterior y selectiva”. Es importante anotar que el Decreto no es claro sobre qué implica dicho seguimiento en los términos establecidos, razón por la cual, es importante estar atentos a las labores de inspección, vigilancia, seguimiento y control de las autoridades competentes en la materia y contar con la asesoría legal correspondiente para atender dichas actividades de seguimiento, teniendo en cuenta las sanciones establecidas en el Decreto y las implicaciones desde el punto de vista de responsabilidad penal.

Las autoridades enlistadas en el Decreto para efectos del seguimiento incluyen una pluralidad de entidades como las Secretarías Distritales de: Movilidad, Salud, Gobierno, Desarrollo, Hábitat y alcaldías locales, las cuales deberán efectuar el seguimiento dentro del marco de sus competencias legales, aspecto que en el Decreto no resulta del todo claro.

En los casos de Cali, Barranquilla y Medellín es importante tener en cuenta que las alcaldías han establecido mecanismos de registro para el inicio de actividades de construcción y manufactura, que difieren del trámite y de los presupuestos para el inicio de actividades en comparación con la Alcaldía de Bogotá. En la tabla de abajo se detallan los requisitos y trámites para efectos de proceder con el inicio de actividades en dichas ciudades.

No obstante lo anterior, se aclara que para el caso de Medellín se requiere aprobación del protocolo por la Alcaldía para el inicio de las actividades, para lo cual deberá presentarse el protocolo junto con el listado de empleados que harán parte de las labores. Se destaca el hecho que en Medellín se deberán registrar tanto las empresas exceptuadas como aquellas que han venido prestando servicios con normalidad durante la Emergencia, es decir, todas las actividades previstas en el artículo tercero del Decreto 593 del 24 de abril de 2020.

Ahora bien, para el caso de Cali y Barranquilla la situación difiere sustancialmente. En Cali, las empresas deben (i) radicar en la página de la Alcaldía el protocolo suscrito por el representante legal de la empresa; y (ii) los empleados deben tramitar el pasaporte sanitario digital una vez la compañía esté registrada.  En  Barranquilla, se debe radicar el Protocolo de Bioseguridad para efectos de iniciar operaciones sin necesidad de autorización previa de la Alcaldía.

La presentación de los documentos se entiende hecha bajo la gravedad de juramento, por lo que es importante tener en cuenta que cualquier irregularidad en la veracidad de la información puede tener implicaciones de carácter penal.

Si tiene dudas sobre la articulación y cumplimiento de las medidas de carácter distrital o municipal respecto a las establecidas a nivel nacional; así como, si de acuerdo a la realidad operacional de su actividad económica, tanto el Plan de Movilidad Segura como el Protocolo de Bioseguridad o las disposiciones adicionales aplicables resultan de difícil implementación, no dude en contactar a Holland & Knight