Recibos electrónicos: se acerca su obligatoriedad en el sector retail en Colombia

En diálogo con AmCham Colombia, expertos de Sovos explicaron los principales retos, oportunidades e impactos de la implementación obligatoria de los recibos electrónicos en las compañías de retail que empezará a regir, en los próximos meses, en el país. 

Bogotá, 3 de diciembre de 2021 (AmCham Colombia).- Próximamente, será obligatoria la expedición de recibos electrónicos para la industria retail en Colombia. Un proceso para el cual varias empresas del país aún no están preparadas y, aunque les abre oportunidades, también les impone diferentes desafíos, entre ellos un mayor control sobre sus transacciones comerciales por parte de la autoridad tributaria y el riesgo a sanciones por incumplimiento.

Así lo dieron a conocer expertos en facturación electrónica, durante un conversatorio organizado por la Cámara de Comercio Colombo Americana (AmCham Colombia), con el apoyo de Sovos, en el que expusieron el impacto de la obligatoriedad de esta norma que exigirá la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) al sector retail en los próximos meses, así como algunas experiencias de su implementación en otros países. 

Y es que, con el fin de simplificar y estandarizar procesos, la DIAN ha ido normando algunos de los documentos equivalentes a la factura electrónica. Uno de los principales, especialmente para el sector retail, son los recibos emitidos por los puntos de venta, Point of Sale o POS, que deberán emitirse como documentos electrónicos, permitiéndole a la autoridad tributaria fiscalizar y tener mayor trazabilidad sobre las ventas. 

Vea el conversatorio sobre facturas electrónicas en retail aquí

Impactos en la industria retail 

Uno de los aspectos positivos de la expedición de recibos electrónicos es que, acelerará la transformación digital de las operaciones contables de las compañías del sector retail. También, mejorará la experiencia de los consumidores que están optando, cada vez más, por realizar compras en línea y requieren contar con un recibo electrónico que respalde sus transacciones; esto, a su vez, reduce el consumo de papel, lo que favorecerá al medio ambiente.   

Por otro lado, para Mario Giraldo, Sales Engineer de Sovos, son varios los retos que impone esta normativa a la industria retail y que incluyen, en primera medida, lograr entender y acoplarse al interior de las compañías a este cambio para lograr una buena adaptación de su infraestructura tecnológica, sus trabajadores y sus procesos de negocio.  

Asimismo, desde el punto de vista operativo, Pedro Lemunao, Sales Engineer de Sovos, señaló que otro desafío para las compañías es garantizar la continuidad de sus negocios. “Para esto, es importante contar con las plataformas tecnológicas adecuadas y la asesoría de expertos, de lo contrario, se pueden presentar fallas o retrasos en la expedición delos recibos electrónicos que podrían generar una fuga de clientes y hasta efectos reputacionales”. 

Otro de los retos está relacionado con el incumplimiento de esta norma que podría acarrear multas o sanciones para las empresas de retail. “En Colombia estamos regidos dentro del Estatuto Tributario, por lo que, quien no cumpla con todo lo que es facturación electrónica, tiene dos posibilidades de multa. La primera puede llegar al cierre del establecimiento hasta por 30 días; y la segunda son multas pecuniarias de hasta el 1% del valor envuelto en las facturas que no hayan cumplido el mandato establecido por la ley”, advirtió Mario Giraldo.  

La experiencia de Chile 

Chile es uno de los países de la región que ya implementó en varias industrias, incluida la de retail, la boleta electrónica, que es un documento similar a lo que será próximamente el recibo electrónico en Colombia. 

De acuerdo con Marco Antonio Jarpa, gerente TIC de Arcos Dorados en Chile, la franquicia más grande que tiene McDonald’s actualmente a nivel mundial, la implementación de la boleta electrónica le representó grandes desafíos a su compañía, entre otras cosas, por el alto flujo de ventas que tienen sus restaurantes, dado que estos operan 24/7 los 365 días del año.    

Según Jarpa, Chile venía preparando desde mucho tiempo atrás esta normatividad que, en principio, se fue implementando en distintos rubros y cuando le correspondía el turno al segmento de retail, llegó el covid-19, lo que hizo que por un tiempo se desviara la atención hacia la contingencia, pero luego, en medio de la pandemia, entró en vigor el decreto que estableció la implementación de la boleta electrónica a partir del 31 diciembre de 2020. 

“Fueron varios los retos que tuvimos que superar. El primero de ellos, fue lograr implementar este sistema antes de la fecha límite que teníamos, que era diciembre, no solo para cumplir la norma sino porque, en nuestro caso, es un mes de altas ventas. Otro desafío fueron los cambios normativos pues, empezamos a trabajar en la implementación de la boleta en junio y en septiembre ya habían cambiado algunas normas, por lo que tuvimos que readecuar muchas cosas”, explicó Jarpa. 

El gerente TIC de Arcos Dorados destacó que, para facilitar la implementación de este sistema, la compañía eligió a Sovos como partner estratégico. “Esto lo decidimos porque nuestro foco de negocio es vender hamburguesas, de modo que no podemos estar preocupados de si salió, se trabó o llegó el documento electrónico, sobre todo en una compañía tan dinámica como la nuestra, donde hoy en día tenemos un volumen promedio, por restaurante, de más de mil transacciones diarias”, enfatizó. 

Agregó que algunas ventajas de trabajar con Sovos como aliado han sido la flexibilidad, sobre todo por la particularidad de los procesos internos de Arcos Dorados; el acompañamiento recibido durante todo el proceso de implementación; la agilidad para poder cumplir con los tiempos y requisitos exigidos por la regulación; así como “la constante asesoría frente a los cambios normativos que son muy comunes en todos los países”.   

Al respecto, Romina Maejo, Product Marketing Manager de Sovos, coincidió en que, la rapidez con que las autoridades tributarias de los países de la región, incluido Colombia, están introduciendo cambios en normativas como la facturación electrónica, exige contar con un aliado como Sovos que sea capaz de proveer tanto la solución tecnológica adecuada, como el equipo de especialistas que acompañe a los clientes en todo el ciclo de vida de los procesos, de manera que las compañías puedan dedicarse con tranquilidad a desarrollar sus negocios.