Edición 194 - Talento Humano: Empleo y bienestar laboral 2024          


Las ventajas del establecimiento de “hats” en las organizaciones

Por Carlos Parra, gerente general Map Cargo


El término “hat” en inglés hace referencia a una forma de identificación de las funciones o responsabilidades de una persona dentro de una organización; esto es tomado de algunos entornos profesionales en los que el tipo de sombrero (“hat”)  determina la responsabilidad y rango de la persona.  Por ejemplo, el sombrero de una enfermera, el que utiliza un militar o el que utiliza un bombero, entre muchos otros.

Una empresa es una organización que, cuanto más pequeña es, más funciones son llevadas por una persona o un pequeño grupo de personas.  Un ejemplo de ello es una oficina de un abogado donde él lleva las funciones de ventas, de gerencia y de producción y él debe ser muy cuidadoso en saber qué hat está llevando en cada momento, ya que su comportamiento como “vendedor” de su servicio tiene actividades y resultados diferentes al de “abogado” que presta el servicio y ni qué decir, muy diferentes de las funciones como administrador de la compañía.  Entonces se puede decir que en el momento en que está dirigiendo se ha puesto el “hat” de administrador, el cual se debe quitar para atender a un cliente y entonces se pone el “hat” de abogado, para luego dirigirse a visitar un cliente potencial con el “hat” de vendedor puesto.

Pues bien, a medida que la empresa crece, le es de mucha utilidad a este exitoso abogado tener muy claramente definidos cuáles son cada uno de esos “hats”, qué es lo que se supone debe hacer en cada uno de ellos y cuál es el producto o resultado esperado en cada caso, de tal manera que, cuando necesite ayuda pueda contratar personal y entrenarlo delegando uno o varios de los “hats” que está llevando.

En una organización es vital que los “hats” que deben llevarse estén claramente definidos, lo que implica saber cuál es el propósito de dicho hat, cuál es el producto o resultado del mismo, qué es lo que debería medirse en él y cuáles son las actividades, funciones y expertise requeridos para su desempeño exitoso.  Una parte fundamental de este tema es comprender que una persona normalmente está llevando más de un hat, especialmente los jefes.  En la medida en que son conscientes de ellos, les será más fácil delegar y entrenar a sus subalternos.

En MAP CARGO hemos implementado un sistema de organización basado en “hats”, con muchos beneficios para la empresa, para la comprensión del propósito y así mismo la coordinación del equipo de trabajo.  Parte de lo que hemos aprendido es que la organización está en constante evolución y lograr la habilidad para identificar productos específicos, las mediciones requeridas, así como las funciones, facilita enormemente el ajuste de la organización y entrenamiento del personal, así como el ajuste de las cargas de trabajo dependiendo de los volúmenes de operación que se van generando.

A diferencia de un enfoque en procesos, que también es valioso, lo que este permite es que la persona pueda comprender su papel dentro del equipo, así mismo identificar cuál es la producción esperada de su puesto y las acciones concretas que debe realizar.  Podríamos decir que un proceso es una secuencia de acción que puede estar distribuida a lo largo de uno o varios “hats” y, cuando una persona está muy bien entrenada en su “hat” aporta enormemente al funcionamiento efectivo del proceso.

¿Cómo ha sido la experiencia de la implementación de hats?

Maria Lozano / Subgerente General

Que ventajas trae el establecimiento de HATs

“Tener HATs; Es tener una estructura administrativa que incluye que la información de la organización no solo este en el conocimiento de las personas que realizan bien su trabajo, si no que dicho conocimiento lo pueda potencializar la empresa para transmitirlo fácilmente, solucionando en gran medida el problema de la curva de aprendizaje de cualquier persona nueva en una empresa o en un puesto de trabajo. Los HAT deben estar tan bien estructurados que las personas productivas puedan ascender fácilmente y potencializar nuevas terminales que contribuyen a la expansión rápida de la empresa y su mayor productividad. Los HAT entonces, se constituyen como una herramienta básica de cada terminal o puesto de trabajo; el propósito, sus productos en que calidad y cuantos debe entregar, además  de describir lo que funciona para tener los mejores resultados debe estar allí explicito.”

Caren Castillo / Coordinador Enrutamiento y Personal

¿Como iniciar el establecimiento?

“Al inicio del establecimiento validamos el propósito del hat con el nuevo colaborador, para que la persona sepa en qué dirección ir, nosotros internamente revisamos que ese propósito del HAT de alguna forma este alineado con el propósito de vida de la persona.

Luego se identifican los productos finales valiosos del Hat para que la persona sepa cuál es el resultado que debe entregar, como va a ser la medición, y que funciones debe desempeñar para que su productividad sea efectiva y no desgastar tiempo en lo que no corresponde.”

Brandon Leon / Coordinador SIG

“Es un tema muy interesante cómo al principio se destaca el propósito de mi cargo. En mi opinión, esto contribuye significativamente a clarificar las funciones que se van a desempeñar. Lo que más me gustó fue:

  1. La presentación y la manera de dar a conocer el rol y objetivo del cargo
  2. El entrenamiento, es ese listado de actividades que lo dan a conocer a uno y a relacionar con algunas áreas
  3. Dar la bienvenida por medio del correo, y el rol dentro de la compañía”

Derly Vargas / Analista comercial

“Desde mi punto de vista, me ha resultado funcional porque uno ingresa al Hat con claridad a lo que vas a realizar, entonces ya se tiene un enfoque por dónde empezar y cómo empezar a realizar las funciones a desempeñar de una manera armónica junto con el equipo de trabajo”.

Abril 2024