Edición 186 - Servicios Legales & Consultoría 2023
Transformación organizacional para abogados en tiempos de incertidumbre
Por Ximena Zuluaga, socia líder EY Law Colombia & México & Daniel Acevedo, senior manager EY Law
La forma en que operan los departamentos legales debe estar en transformación continua, debido a que el entorno en el que operan las empresas está también en constante evolución.
Para comprender mejor los retos a los que se enfrentan los departamentos legales, EY Law y Harvard Law School Center on the Legal Profession realizaron una encuesta a más de 2.000 líderes a nivel global. Si bien fue realizada en 2021, las principales conclusiones siguen vigentes dado el contexto global y nacional actual:
Gestión de riesgos
Esta es una prioridad absoluta. Los CEO la citan como el área en la que esperan implementar más cambios, pero pocos directores jurídicos “confían plenamente” en las capacidades de su departamento para identificar, medir y gestionar riesgos complejos. Esto se acentúa cuando se trata del seguimiento de los cambios legislativos, para anticiparse, medir sus impactos, y adecuar los procesos al cumplimiento.
El 68% de los encuestados afirman que no disponen de información precisa y actualizada sobre sus entidades. Esta falta de transparencia limita la capacidad de los departamentos legales para informar sobre los riesgos de gobierno corporativo a los que se enfrentan sus organizaciones.
Un porcentaje similar (65%) señala que no dispone de todos los datos y la tecnología que necesita para responder eficazmente a una filtración de información, lo que da lugar a riesgos relacionados con la privacidad de los datos.
Ineficacia de la contratación
Los líderes encuestados afirman que las ineficiencias en la contratación están afectando al crecimiento de los ingresos. Casi todos los líderes de equipos comerciales señalan que enfrentan retos en la colaboración con sus departamentos legales en cuestiones relacionadas con la generación de contratos ágilmente, y el 50% afirma que las ineficiencias en el proceso de contratación han provocado la pérdida de algún negocio. Recientes análisis de World Commerce and Contracting, recogidos por Legal Evolution, estiman que las empresas pierden en promedio 9,2% de sus ingresos cada año por una gestión de contratos deficiente.
El 69% de los encuestados afirman que el proceso de solicitud y creación de contratos no está estandarizado, el 71% que sus contratos no se supervisan para detectar desviaciones de los términos, y el 78% que no hacen un seguimiento sistemático de las obligaciones contractuales. La falta de gestión de procesos y de supervisión asistida por tecnología crea una amplia gama de riesgos que se extienden por las cadenas de suministro y relaciones con clientes.
Reducción de costos
Las cargas de trabajo aumentan más rápido que los presupuestos. Los departamentos legales enfrentan un incremento en la demanda de servicios, a la par con mayores presiones para bajar sus costos, demostrar valor estratégico e incorporar innovación.
Los directores jurídicos esperan que la carga de trabajo aumente un 25% en los próximos años, pero el 75% no espera que los presupuestos sigan el mismo ritmo. Muchos directores legales están planeando importantes reducciones de costos que requerirán importantes cambios operativos.
Inversión en tecnología y procesos
No se ha persuadido a los directivos para que apoyen las inversiones críticas en tecnología que soporten la función legal. Los directores jurídicos afirman que el mayor uso de la tecnología ofrece la mayor oportunidad de ahorro de costos. Sin embargo, se enfrentan a la dificultad de obtener presupuesto para la tecnología y la mejora de los procesos por parte de los líderes de la organización.
Esto, principalmente, por la dificultad de demostrar a la organización el retorno de la inversión en los proyectos de innovación o tecnología.
Métodos de entrega
Los departamentos legales siguen utilizando los métodos tradicionales de prestación de servicios a pesar de los crecientes desafíos. Muchos informaron que tienen dificultades para gestionar la asesoría externa y la contratación interna. Mientras tanto, el uso del autoservicio, los centros de excelencia y las estrategias de co-contratación parecen estar subutilizados. Encontrar la combinación adecuada de contratación parece fundamental.
La forma en que las organizaciones y los departamentos jurídicos en particular aborden estos retos pondrá de relieve los puntos fuertes y débiles operacionales y planteará una serie de preguntas:
- ¿Qué tan flexible y adaptable es el departamento legal?, ¿podrá cambiar los procesos de trabajo a corto plazo para cumplir con los nuevos retos, la “nueva normalidad” y las nuevas demandas legislativas?
- ¿Estos cambios a corto plazo estarán orientados hacia el futuro, de modo que no sólo resuelvan los desafíos inmediatos, sino que, mejoren las operaciones a largo plazo?
- ¿Serán capaces los departamentos de manejar eficientemente el alto volumen de trabajo que vendrá?
La gran pregunta entonces es, ¿qué pueden hacer los departamentos legales para convertir la incertidumbre en oportunidad, y salir fortalecidos? Y dentro de ello, ¿por dónde empezar? La respuesta es una combinación de procesos, equipo y tecnología, sin embargo, si no se tiene adecuadamente diagnosticada la necesidad del equipo y del cliente interno, los puntos de dolor y lo que se busca resolver, se podría terminar en este camino de transformación haciendo inversiones significativas que no tendrían los resultados esperados.
La clave está en identificar los puntos fuertes y débiles y desplegarlos de forma selectiva allí donde ofrezcan la mayor oportunidad — encontrando el equilibrio más eficaz entre todas las estrategias.
Por ello, en EY Law desarrollamos el marco de referencia “M3”, que permite establecer el nivel de madurez operacional del departamento legal de cualquier empresa.
Este marco establece doce factores de desarrollo distribuidos en cuatro dimensiones que, gracias a la experiencia en proyectos de transformación para departamentos legales, son aquellos que consideramos que, si se llevan a cabo correctamente, el departamento legal contará con una operación resiliente y adaptable ante las más difíciles circunstancias.
Esto permite identificar las prioridades para diseñar el roadmap de transformación, de manera que se genere el mayor impacto en el menor tiempo posible.
Es claro que los departamentos legales deben introducir cambios en sus modelos operativos y aumentar su agilidad para alinearse con las prioridades del negocio y servir a sus clientes, internos o externos.
Aprovechar la coyuntura y las lecciones aprendidas en épocas de pandemia para llevar a cabo las acciones que sean necesarias, y ser así recordados como los líderes que tomaron la oportunidad de desarrollar una verdadera transformación organizacional con impacto positivos sobre el negocio.
Aunque el control de costos sigue siendo una prioridad, no es el único objetivo. Permitir el crecimiento, ofrecer una contratación más rápida, proporcionar mejores datos y transformar la gestión de riesgos son también prioridades clave.
La manera en que los departamentos legales ejecuten su respuesta ante los nuevos desafíos derivados del entorno es una oportunidad para demostrar su valor estratégico dentro de la organización, y su relevancia para la toma de decisiones corporativas.
Junio 2023