Edición 179 - Tecnología & Telecomunicaciones 2022
5 preguntas básicas para identificar que automatizar con RPA
Por Quality Data
Seguramente hemos escuchado el término RPA o Automatización Robótica de Procesos en las ferias de tecnología o de networking empresarial y lo primero que viene a la mente es un robot físico, una especie de mezcla entre Boston Dynamics y Terminator que contenga Siri o Alexa y que por analogía haya aparecido en alguna película de Hollywood o se encuentre trabajando en la industria automotriz en Japón o en las espectaculares muestra de logística de Amazon o Ali Baba.
Realmente no es algo tan lejano, en todas las empresas de los diferentes sectores económicos nuestros equipos realizan actividades a diario en las cuales interactúan con herramientas ofimáticas y de software de cualquier tipo, esas tareas en conjunto pueden emularse con un Bot construido con RPA. Este Bot no es físico, es construido con una plataforma tecnológica informática que puede realizar las tareas designadas en el entorno digital que se maneje en la compañía.
La automatización robótica de procesos es una tecnología de la revolución 4.0, que cada día toma más relevancia. La eficiencia operativa que tanto se busca en las organizaciones pasó de ser un aspecto deseable a una necesidad de negocio, la competencia es fuerte e incrementar el time to market es una cuestión de supervivencia. Ahora bien, ¿es posible que automatizando tareas repetitivas y que impliquen mucho esfuerzo de los equipos de trabajo en operación, se obtenga un ritmo sostenido de trabajo con poco riesgo de fallos en la realización de las actividades?… ¡Claro que sí!, precisamente en ese ítem el RPA aporta valor en el día a día. Todo lo que se realice por una persona que implique interacción con una herramienta tecnológica (ofimática, ERP, CRM, WMS, mail) puede ser candidato a robotizar, el quid está en encontrar qué actividades y/o procesos realmente son viables y puedan optimizarse con un Bot. Para lo anterior, se recomienda realizar las siguientes preguntas:
¿El proceso es manual y repetitivo?
Si las actividades que se realizan implican un esfuerzo manual importante en la interacción tecnológica y además se hacen con bastante frecuencia en el día y se hacen de la misma manera, efectivamente la respuesta será Si.
¿Se basa en reglas?
Si el conjunto de actividades tiene unas reglas claras de comportamiento y el pareto se comporta de acuerdo con unos flujos determinados y frecuentes, se tendrá otra respuesta positiva.
¿Tiene tipos de entradas legibles electrónicamente?
Normalmente, los procesos y procedimientos de nuestras organizaciones tienen datos de entrada para procesar: si esas entradas son digitales, claras, entendibles y se pueden leer vía informática, se tiene otra respuesta afirmativa.
¿Tiene entradas estándar?
Ahora bien, no basta con que las entradas se puedan leer digitalmente, sino que deben conservar un formato estándar, o agruparse en algunos grupos con las mismas características para que pueda decodificarse la información. Si ocurre lo anterior, se obtiene otro SI.
¿Existe bajo nivel de excepciones?
La forma de realizar las tareas debe tener bajo número de excepciones y/o que sea posible controlar el comportamiento resultante de las mismas. Si las actividades contienen flujos en donde exista múltiples salidas diferentes para cada situación, seguramente se obtendrá un No como respuesta a la pregunta.
Por último, si los procesos candidatos obtuvieron 5 respuestas afirmativas es muy probable que robotizar ese flujo tendrá beneficios importantes para la compañía. En caso contrario, se recomienda revisar el proceso mismo y seguramente se encontrará formas de optimizarlo y estandarizarlo sin necesidad de automatizarlo.
Tener claro qué procesos se pueden y se deben automatizar en una compañía permitirá que los resultados de la gestión sean óptimos y los errores se reduzcan lo máximo posible. Quality Data realiza una explicación y ofrece un test para facilitar las decisiones.
Septiembre 2022